Il Cliente
Paolo, 47 anni, è socio fondatore di uno studio legale composto da circa 15 avvocati professionisti.
L'esigenza
"Perdiamo tantissimo tempo a rispondere a email spesso non importanti "
“Nello studio, sia io che i miei colleghi perdiamo tantissimo tempo a rispondere a email spesso ‘non importanti’ e facciamo fatica a collegare le varie richieste alla mole di documentazione che ci viene inviata. Vorremmo ci fosse un modo per rendere più efficiente l’interazione, diminuendo lo sforzo dell’intero studio.”
il contesto
Quello dello studio legale è un contesto in cui molte azioni sono ‘reiterative’. Molti clienti, ad esempio, scrivono per richiedere una consulenza, per condividere documentazione da analizzare o per inviare documenti importanti per il prosieguo di un’azione legale. In tutti questi casi, siamo consapevoli che il lavoro di un buon avvocato consiste nell’analizzare attentamente le richieste. Tuttavia, sappiamo bene che molte azioni che non richiedono un processo ‘intellettivo’ possono essere automatizzate, aumentando l’efficienza dello studio legale e migliorando l’esperienza del cliente.
La soluzione
Dopo aver analizzato il contesto e le esigenze, abbiamo proposto a Paolo e al suo studio una soluzione che consente di rispondere velocemente ai clienti, di ordinare automaticamente la documentazione sul proprio cloud e di creare report sulle varie richieste, lasciando ai colleghi dello studio la possibilità di arricchirle e guidarle.
Il Risultato
Adottando questa soluzione, lo studio legale ha ottimizzato il tempo dedicato a operazioni non “intellettualmente” rilevanti del 95%! In pratica, se inizialmente un singolo avvocato impiegava circa 3 ore del suo tempo giornaliero nelle attività automatizzate dalla nostra soluzione, ora ne bastano solo 10 minuti.
Moltiplicando questo risparmio per i 15 avvocati dello studio, l’intero team ha recuperato circa 40 ore complessive al giorno, ore che in precedenza venivano “sprecate” in azioni non rilevanti. Lo studio di Paolo può ora dedicare questo tempo a offrire maggiore qualità ai propri clienti, concentrandosi su attività che richiedono creatività, studio e intelletto umano, aspetti che i clienti apprezzano di più.
Specifiche della soluzione
Specifiche della soluzione:
La nostra soluzione permette all’avvocato di ricevere un messaggio sintetico e strutturato della richiesta del cliente, insieme agli allegati presenti nella mail, tramite WhatsApp o altre app preferite. Gli allegati e il report del messaggio del cliente vengono salvati automaticamente in una cartella sul cloud accessibile da tutto lo studio.
Inoltre, l’avvocato ha a disposizione tre pulsanti d’azione che attivano tre diverse automazioni:
Automazione 1
Rispondere al cliente con un messaggio personalizzato direttamente dalla sua app.
Automazione 2
Inviare una notifica di avvenuta ricezione della documentazione necessaria al cliente.
Automazione 3
Fornire al cliente degli slot per fissare un meeting di approfondimento