Studio Legale Martellacci · Progetto LexFlow
Piano Formativo Kleos
Sessione 1 — Introduttiva
Sessione 1 — Introduttiva
Guida operativa per il formatore. Clic su ogni modulo per espandere contenuti, step e note.
Sessione 1 di 2
Durata: ~3 ore
Team completo
Kleos Web + proiettore
Kleos Assistant su tutti i PC
1
Intro
Cos'è Kleos e perché lo usiamo
15 min
2
Orientamento
Tour del menu laterale
15 min
3
Core
Apertura fascicolo da zero
35 min
4
Documenti
Caricare, creare, AI
25 min
5
Team
Incarichi e lavoro di squadra
20 min
6
Integrazioni
Google Calendar + AI preview
20 min
7
Processo
Modello operativo studio
15 min
8
Chiusura
Q&A + regole operative
15 min
Prima di iniziare
Le 4 regole d'oro
da comunicare al team
da comunicare al team
Aprire la sessione con queste regole. Non sono negoziabili. Il valore di Kleos dipende dall'adozione di tutti, non di alcuni.
⚡ Regole operative — Studio Martellacci
1
Ogni nuova pratica entra in Kleos. Senza eccezioni. Anche la lettera "veloce" da 5 minuti.
2
Ogni scadenza vive in Kleos. Non su WhatsApp, non su foglietti, non su Google Calendar direttamente.
3
I documenti si caricano nel fascicolo. Non su Drive separato, non in email personali che girano.
4
Lo stato della pratica va aggiornato ad ogni cambio di fase. La visibilità condivisa dipende da voi.
1
Cos'è Kleos e perché lo usiamo
Il contesto, il problema che risolve, il cambiamento che chiediamo
15 min
▼
1
Il problema attuale dello studio
Pratiche che girano su Drive e su WhatsApp, scadenze in testa a Daniele, nessuna visibilità condivisa tra le due sedi. Kleos risolve questo — ma solo se lo si usa tutti, sempre.2
Cos'è Kleos in una frase
Il sistema operativo dello studio: ogni pratica, ogni documento, ogni scadenza, ogni attività — in un unico posto accessibile da tutti, da qualsiasi dispositivo, in qualsiasi momento.3
Cosa cambia da oggi
Non è un aggiornamento software — è un cambio di abitudine. Il costo è 10 minuti in più per aprire una pratica correttamente. Il guadagno è non dover più chiamare Daniele per sapere dove è finito un documento.Nota formatore: Inizia mostrando la home di Kleos su proiettore con le pratiche recenti visibili. Il team vede i propri fascicoli — effetto immediato e concreto.
2
Tour del menu laterale
Orientamento rapido su tutte le voci — nessuna paura della complessità
15 min
▼
demo live
Home — la dashboard
Fascicoli recenti, agenda personale, widget configurabili. Il punto di partenza di ogni giornata.Fascicoli — il cuore
Dove vivono tutte le pratiche. Lista, filtri, stati, ricerca full-text su tutti i fascicoli.Processo Telematico
Depositi PCT, Polisweb integrato, cruscotto depositi. Solo per chi ha licenza PdA (4 su 7 nello studio).Documenti
Vista globale di tutti i documenti dello studio, indipendentemente dal fascicolo di appartenenza.Incarichi
Task e attività assegnate ai membri del team su una o più pratiche. Alternativa strutturata a WhatsApp.Persone — le anagrafiche
Clienti, controparti, testimoni, periti. Ogni soggetto collegato alle proprie pratiche.Agenda + Adempimenti e scadenze
Calendario personale e dello studio. Scadenze collegate ai fascicoli. Sync con Google Calendar.Timesheet, Parcellazione, Report
Registrazione attività → generazione parcella → report redditività. Approfondimento nella Sessione 2.Suggerimento: Max 1 minuto per voce. L'obiettivo è orientamento, non formazione completa. "Vedrete ogni sezione in dettaglio durante le prossime settimane."
3
Apertura fascicolo da zero — il percorso completo
Nuovo cliente → anagrafica → adempimenti → appuntamento → pratica attiva
35 min
▼
demo liveesercizio guidatomodulo core
1
Creare l'anagrafica del nuovo cliente
Menu Persone → Nuova persona → compilare: nome, CF, indirizzo, contatti. Poi tab "Schede aggiuntive" → campi antiriciclaggio (tipo documento, numero, data scadenza, data identificazione). Questo adempimento si fa qui, non su carta.2
Aprire il nuovo fascicolo
Fascicoli → + Nuovo fascicolo → compilare: denominazione pratica, tipo (civile / stragiudiziale / ecc.), cliente collegato dall'anagrafica, avvocato owner, data apertura. Kleos genera numero fascicolo automatico.3
Caricare il modulo privacy firmato
Dentro il fascicolo → Documenti → Aggiungi documento → seleziona il PDF del modulo privacy firmato → classificarlo come "Privacy". Questo è il gate: nessun fascicolo diventa attivo senza privacy caricata.4
Impostare lo stato della pratica
Portare lo stato da "Bozza" a "In lavorazione". Gli stati: Ingresso → In lavorazione → In attesa → Chiusura → Fatturazione. Lo stato aggiornato è quello che permette a tutti di capire dove è la pratica senza chiedere a Daniele.5
Creare il primo appuntamento collegato alla pratica
Dentro il fascicolo → Agenda → Nuovo appuntamento → tipo (primo incontro / udienza / telefonata), data, avvocato responsabile, promemoria. L'appuntamento appare nell'agenda Kleos e — se sync attiva — in Google Calendar automaticamente.Esercizio pratico (10 min): Ogni partecipante apre un fascicolo di test "CLIENTE PROVA — [proprio nome]" e completa i 5 step in autonomia. Chi finisce prima affianca il vicino. Il formatore supervisiona e corregge in tempo reale.
4
Gestione documentale — caricare, creare, AI
Upload, scansioni, modelli Word, Expert AI sui documenti, condivisione
25 min
▼
demo livemodulo core
A
Caricare un documento esistente
Fascicolo → Documenti → Aggiungi → trascina o seleziona file (PDF, Word, immagine). Assegna categoria e descrizione. Regola: ogni documento che arriva entra in Kleos, non su Drive separato.B
Scansione e caricamento
Flusso attuale: scanner → salva PDF su desktop → carica in Kleos. Flusso futuro (da configurare con WK): hot folder monitorata — ogni file che vi arriva viene proposto per essere assegnato a un fascicolo.C
Creare un documento da modello — requisiti
⚠️ Prerequisito: Kleos Assistant installato sul PC + Microsoft Word installato. Senza entrambi i documenti si aprono con codici di template non interpretati. Verificare prima della sessione che ogni PC abbia entrambi.D
Flusso corretto per i modelli Word
Fascicolo → Documenti → Nuovo documento → scegli modello → Kleos Assistant chiama Word → il documento si apre già precompilato con i dati della pratica → modifichi → salvi con il floppy disk in Word (MAI "Salva con nome" — il file finirebbe sul PC, non in Kleos).E
Expert AI sui documenti — la novità
Apri un PDF lungo nel fascicolo → cerca il pulsante AI nella barra del documento → si apre una chat → scrivi in italiano: "Quali sono le conclusioni?" / "Riassumimi la posizione della controparte" → risposta immediata. Funziona su documenti singoli aperti.F
Condividere un documento con il cliente
Documento → Altro → Condividi via Kleos Connect → il cliente riceve link sicuro per scaricare senza email o WhatsApp. Tutto tracciato nel fascicolo.Momento WOW da pianificare: Prendi una sentenza o CTU reale dallo studio (più di 10 pagine), aprila in Kleos e fai la demo AI in diretta. Chiedi al team "cosa volete sapere di questo documento?" e interroga con le loro domande. Questo è il momento che ricorderanno.
⚠️ Attenzione Mac: Su Mac senza Word installato, Kleos apre i documenti senza eseguire i campi automatici. Per la demo dei modelli usare il PC Windows di uno degli avvocati collegato al proiettore.
5
Incarichi e gestione del team di lavoro
Come assegnare task, tracciare attività e collaborare su una pratica
20 min
▼
demo livecambia le abitudini
1
La sezione Incarichi nel menu laterale
Mostrare la lista incarichi personali: tutto quello che ti è stato assegnato, da tutte le pratiche, in un unico posto. Il sostituto strutturato di WhatsApp per le attività lavorative.2
Creare un incarico/task su una pratica
Fascicolo → Incarichi → Nuovo incarico → descrizione, assegnato a (membro del team), scadenza, priorità. L'assegnatario riceve notifica e vede il task nella propria lista. Esempio: "Preparare bozza memoria — assegnato ad Alessandro — entro venerdì".3
Note interne sulla pratica
Fascicolo → Note → Nuova nota. Non è un messaggio WhatsApp — è un dato storico tracciato sul fascicolo, visibile a tutto il team assegnato. Usare per aggiornamenti di stato, decisioni prese, istruzioni operative.4
Il modello di processo consigliato
Ilaria è il gate-keeper dell'apertura pratiche. Apre anagrafica + fascicolo (bozza) → carica privacy + antiriciclaggio → notifica Daniele → Daniele assegna owner → fascicolo passa a "In lavorazione" → avvocato assegnato lavora in Kleos fino alla parcella. Questo toglie il collo di bottiglia da Daniele.Dritte formatore: Far notare che "assegnare un incarico in Kleos" costa gli stessi 10 secondi di un messaggio WhatsApp, ma è tracciato, è collegato alla pratica, e non si perde mai. La resistenza principale sarà "è più veloce mandare un messaggio" — risposta: "Sì, oggi. Tra 3 mesi quando cerchi quell'istruzione, WhatsApp non la trova più."
6
Integrazioni Google + accenno Expert AI Fascicoli
Sync calendario, PEC, anteprima della funzione AI più potente in arrivo
20 min
▼
demo live
1
Attivare la sync con Google Calendar
Impostazioni utente → Integrazioni → Google Calendar → autorizza. Da quel momento ogni scadenza Kleos appare nel calendario Google personale. Demo live: creare una scadenza in Kleos e mostrare che compare in Google Calendar entro 1-2 minuti.2
Configurare la PEC su Kleos
Impostazioni → Account email → Aggiungi casella PEC → inserisci credenziali. Ogni avvocato configura la propria casella. Da quel momento biglietti di cancelleria e PEC si agganciamo direttamente ai fascicoli.3
Expert AI Fascicoli — in arrivo
Lo studio ha 7 licenze Expert AI Fascicoli appena attivate (29 aprile 2026). La funzione è in rollout per l'Italia — non ancora visibile nell'interfaccia. Quando disponibile: interroga l'intero fascicolo in linguaggio naturale — "Stato della causa", "Documenti mancanti", "Prossime scadenze critiche". Aggiorneremo il team quando sarà live.4
Gestione documentale verso Google Drive — anteprima Sessione 2
I documenti operativi restano in Kleos. Per backup e condivisione esterna usiamo Google Drive. Il flusso concreto — export, organizzazione cartelle, protocollo file — lo vediamo nella Sessione 2 dedicata a Google Workspace.7
Il modello operativo dello studio — la pipeline
Come deve funzionare il flusso da zero alla chiusura pratica
15 min
▼
decisione di team
Cliente contatta
qualsiasi canale
→
Ilaria apre
anagrafica + fascicolo bozza
→
Privacy + AML
caricati in Kleos
→
Daniele assegna owner
fascicolo → In lavorazione
→
Lavorazione
tutto in Kleos
→
Chiusura + Parcella
→ Archiviato
Responsabilità Ilaria
Gate-keeper dell'apertura pratiche. Nessun fascicolo diventa "In lavorazione" senza privacy + antiriciclaggio verificati da lei.Responsabilità Daniele
Assegna owner definitivo. Supervisiona stato pipeline. Non gestisce più le pratiche operativamente — le monitora dalla dashboard.Responsabilità avvocati assegnati
Aggiornano stati, caricano documenti, registrano scadenze, usano il timesheet. Kleos è il loro ambiente di lavoro, non un archivio secondario.Momento partecipativo: Chiedere al team "Dove si rompe oggi questo flusso nella vostra esperienza quotidiana?" Le resistenze che emergono qui sono le priorità da gestire nei prossimi mesi — prendetele nota.
8
Q&A + Regole operative + Prossimi passi
Chiudere con chiarezza su cosa cambia concretamente da domani
15 min
▼
1
Q&A aperto — 5 minuti
Domande libere del team. Rispondere solo su ciò che si è verificato direttamente. Per domande tecniche specifiche: rimandare al supporto WK (080.349.22.42).2
Le 3 cose che cambiano da oggi
1. Ogni nuova pratica apre in Kleos prima di qualsiasi altra azione. 2. Scadenze solo in Kleos, non altrove. 3. Documenti caricati nel fascicolo, non su Drive separato o in email.3
Todo tecnico post-sessione
Verificare Kleos Assistant installato su tutti i PC. Configurare sync Google Calendar per ogni utente. Configurare PEC per ogni avvocato. Contattare WK per hot folder scanner e configurazione processo telematico per i 4 con licenza PdA.4
Prossima sessione — Google Workspace
Google Drive come backup e archivio esterno, Google Calendar condiviso per sede, Google Chat per comunicazioni team, integrazione Drive + Kleos, protocollo file e nomenclatura.Chiudi così: "Kleos non è uno strumento difficile — è uno strumento che richiede disciplina. Il valore non sta nel software, sta nel fatto che tutti lo usiamo nello stesso modo. Da oggi lo stesso modo è questo."